Base de datos y sistema de información (página 2)

Partes: 1, 2

· Datos personales de cada
empleado, que conforma el registro de
personal.

· Datos de los ocupantes de
cada cargo, que conforman un registro de cargos.

· Datos de los empleados de
cada sección, departamento o división, que
constituye un registro de secciones.

· Datos de los salarios e
incentivos
salariales, que constituye un registro de
remuneración.

· Datos de los beneficios y
servicios
sociales, que conforman un registro de beneficios.

· Datos de candidatos
(registro de candidatos), de cursos y actividades de entrenamiento
(registro de entrenamiento), etc.

Este sistema obtiene
datos e
información de los empleados, del ambiente
empresarial, del ambiente externo y del macro-ambiente
experimentando un trabajo de
recolección, procesamiento y utilización. Algunos
se recolectan para evaluar la fuerza de
trabajo, y otros se tabulan y se presentan en forma de encuesta,
análisis y seguimiento para fines de
caracterización. Otros se almacenan para ser recuperados
después, procesarlos y utilizarlos en la descripción.La elaboración de un
sistema de
información debe tener en cuenta el concepto de ciclo
operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad,
el cual nos permite identificar precisamente un punto de inicial
y un punto final (ambos externos a la empresa) que
se relacionan entre si por cadenas de eventos. Una vez
especificados, se evita el riesgo de
proyectar un sistema de información solo para un aparte de
los flujos de información, puesto que la dimensión
del proceso
decisorio esta perfectamente definida.

El área de recursos
humanos la base de datos
puede obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles
de complejidad, a saber:

1) Datos personales de cada
empleado que, conforman un registro de personal.

2) Datos de los ocupantes de
cada cargo, que conforman un registro de cargos.

3) Datos de los empleados de
cada sección, departamento o división, que
constituyen un registro de secciones.

4) Datos de los salarios e
incentivos salariales, que constituyen un registro de
remuneración.

5) Datos de candidatos (registro
de candidatos), de cursos y actividades de entrenamiento
(registro de entrenamiento), etc.

Sistema de información en
Recursos
Humanos Es un conjunto de elementos independientes
(subsistemas), lógicamente asociados, para que a partir de
su interacción se genere la información
necesaria para la toma de
decisiones. Por definición, es un sistema mediante el
cual los datos se obtienen, se procesan y se transforman en
información de una manera esquematizada y ordenada, para
que sirvan de ayuda en el proceso de la toma de decisiones. Como
la ARH es una responsabilidad de línea y una función de
staff, el organismo de ARH debe abastecer a todos los organismos
de información importante acerca del personal que existe
en cada uno de los organismos, para que los respectivos jefes
administren a sus subordinados de manera adecuada.El punto de
partida para elaborarlo es la base de datos, y su objetivo final
es suministrar a las jefaturas información acerca del
personal. Este sistema recibe entradas (inputs) que son
procesadas y transformadas en salidas (outputs) bajo la forma de
informes,
documentos,
índices, listados medidas estadísticas de posición o de
tendencia, etc. Los datos, por incluir detalles, no permiten
obtener un significado más amplio, en tanto que la
información obtenida a través del tratamiento, el
procesamiento y la combinación de datos comporta una
significación mas amplia y definida, reduciendo así
las condiciones de incertidumbre.

planeación
de un sistema de información de recursos humanos. Un
sistema de información de recursos humanos utiliza, como
fuentes de
datos, elementos suministrados por:

· Base de Datos de recursos
humanos

selección de personal

desarrollo de
personal

Evaluación
del desempeño

Administración de salarios

Registros y
control de
personal, respecto de fallas, atrasos, disciplinas, etc.

· Estadísticas de
personal.

Higiene y
seguridad

· Jefaturas respectivas,
etc.

¿Cómo se hace una base de
datos?

1 Archivo, Nuevo, Base de datos en
Blanco
2 Darle nombre a la BD ( Bases de
Datos)
3 En Tablas, tenemos 3 opciones para
crearlas:
-crear una tabla en vista diseño
-crear una tabla utilizando el asistente
-crear una tabla introduciendo datos
4 cuando escogemos vista en diseño,
podemos introducir el nombre de los campos, recuerda que el
nombre de los campos va sin espacios, pero el titulo si puede
ir con espacio (el titulo lo escoges en propiedades). y
después de escoger el nombre del campo, escogemos el
tipo de datos que este va a ser (texto, fecha,
números, etc.) y las propiedades (tamaño,
titulo, requerido, indexado, etc.)
5 ya después lo puedes guardar y
empezar a introducir los datos
6 cuando vallamos a hacer un informe,
ingresamos a informes y podemos escoger las dosopcionesde
crear informes:
-crear un informe en vista diseño
-crear un informe utilizando el asistente
7 cuando utilizamos crear un informe
utilizando el asistente, escogemos los campos que vallamos a
utilizar, luego escogemos si agrupamos o no por algún
campo, luego lo ordenamos por algún campo (ascendente
o descendente), escoger la distribución y
orientación, escoger el diseño de el informe, y
por último el nombre del informe
8 al crear una consulta tenemos 2
opciones:
-crear consulta en vista diseño
-crear consulta utilizando el asistente
9 cuando escogemos crear consulta utilizando
el asistente, encojemos los campos, el nombre, y si queremos
cambiar algo mas, entramos a vista diseño y cambiamos
el ordenar, el mostrar, los criterios o las
formulas.

Fuentes de
información

Dentro del campo de la
investigación comercial podemos entender por fuente de
información aquellos lugares o elementos en los que se
pueden obtener datos e información necesaria para la
realización de estudios de mercado.

Clasificación de las fuentes de
información

Fuentes de información internas: son todas
aquellas que la empresa puede
obtener y explorar por sus propios medios y
recursos sin necesidad de acudir a terceros en encargo especial.
Estas fuentes las dividimos a su vez en:

Primarias: son todas aquellas
que genera la empresa en su seno y por su propia
gestión y entre los diferentes datos que estas fuentes
pueden proporcionar están los siguientes:

Sobre ventas

ventas en unidades / euros
Distribución sobre
ventas:

Por zonas

Por clientes

Por establecimientos

Por productos

Por vendedores

sobre vendedores:

visitas realizadas
duración de las visitas
tiempo de desplazamiento

sobre productos:

gama de productos existentes
productos eliminado
productos nuevos

sobre publicidad y
promoción:

inversiones realizadas
Promociones
distribución de los presupuestos
resultados obtenidos

sobre clientes:

clientes existentes
clientes perdidos
clientes ganados
reclamaciones

sobre precios:

precios sobre los productos
precios sobre las materias
primas

Secundarias: son aquellas de que puede
disponer la empresa pero que no son originadas por ellas
misma, sino que han sido elaboradas en un momento dado por
alguien y están disponibles en la empresa. Ej.
Antiguos estudios encargados a institutos de
investigación.

Fuentes de información
externas: son las que están situadas fuera de la
empresa cuya información puede obtenerse a través
de diferentes medios y se desglosan en:

Primarias: son las que
están localizadas en la unidad básica de
información, es decir, consumidores, distribuidores y
en general, en el mercado del que se desea obtener
información adecuada. Se trata de fuentes de las que
se puede obtener con mayor o menor facilidad la
información necesaria para tomar determinadas
decisiones, pero que es necesario recoger
específicamente en cada caso con las técnicas o
procedimientos adecuados. Uno de los mayores inconvenientes
es el coste, ya que es el mas elevado de todas por lo que
solo debe acudirse a ellas cuando no se disponga de la
información necesaria a través de otras.
Existen determinadas investigaciones que no se encuentran en
ninguna otra fuente, por lo que no hay otra opción.
Las técnicas de recogida de la información
son:

encuestas:

personal
telefónica
postal

encuestas ómnibus
paneles:

de consumidores
de establecimientos
de detallistas

observación
experimentación
seudo compra
entrevistas en profundidad
entrevistas en grupo
técnicas proyectivas

Secundarias: están
situadas en el exterior de la empresa y la información
que puede proporcionar ha sido previamente elaborada con
carácter general por determinadas personas o
entidades. Estas fuentes se subdividen a su vez
en:

Metodológicas: son aquellas que
proporcionan información sobre los fundamentos
teóricos de las diferentes técnicas y
métodos que pueden utilizarse para llevar a cabo una
determinada investigación, pero no proporcionan una
información o datos específicos. Estas fuentes
están compuestas por aquellos manuales, publicaciones,
revistas, estudios, etc., elaborados por el área de
investigación de mercados.
Estadísticas: son aquellas que
proporcionan información de tipo cuantitativo sobre
diferentes temas o aspectos como pueden ser el consumo, los
precios, los salarios, la producción, etc. A la vez
pueden clasificarse por:

Su origen:

Publicas
Privadas

Su extensión:

Internacionales
Nacionales
Regionales
Provinciales
Locales

Su contenido:

Monográficas
Sectoriales
Intersectoriales

Su finalidad:

De producción
De consumo
De precios
De salarios

La aplicación de las fuentes
estadísticas requiere dos consideraciones:

1º El grado de fiabilidad, es
decir, la seguridad sobre
la fiabilidad de los datos haciendo consultas oportunas a las
personas y entidades que elaboran dichas
estadísticas.

2º El grado de desfase
temporal, es decir, que hay que tener cautela a la hora de hacer
cualquier estimación futura sobre bases de datos
del pasado.

El acceso a las fuentes externas se realiza
a través de tres medios: